Życie przedsiębiorcy nie zawsze jest usłane różami. Jednym z największych problemów, z którym borykają się niemal wszystkie osoby prowadzące własne firmy, są niezapłacone faktury. Nierzetelni kontrahenci nie wywiązują się ze swoich zobowiązań, solidnie destabilizując sytuację firmy, niekiedy prowadząc nawet do problemów z płynnością finansową.

Czy można się przed tym bronić? Czy skuteczna windykacja faktur jest w ogóle możliwa? Nad tym zagadnieniem pochylimy się w dzisiejszym artykule, pokazując, co zrobić, żeby odzyskać pieniądze za sprzedany towar lub wykonaną usługę.

Skuteczna windykacja faktur – zło konieczne czy niezbędne narzędzie dla biznesu?

Olbrzymia grupa przedsiębiorców odkłada w nieskończoność decyzję o rozpoczęciu windykacji. Powody takiego postępowania mogą być różne. Wiele osób nie podejmuje działań, gdyż obawiają się dodatkowej pracy lub wydatków związanych z windykowaniem. Inni z kolei wierzą, że nierzetelny kontrahent sam z siebie w końcu ureguluje należność.

Statystki pod tym względem są jednak nieubłagane. Im dłużej zwlekamy z rozpoczęciem windykacji, tym trudniej będzie odzyskać należne nam pieniądze. Dostępne dane, dokładnie pokazują, że po dwóch miesiącach prawdopodobieństwo zapłacenia faktury spada do 50%. Po pół roku zmniejsza się do 20%. Czy naprawdę mamy zatem na co czekać?

Czym jest windykacja i z czego się składa?

Skuteczna windykacja składa się z różnych elementów. Jej podstawowym celem jest doprowadzenie do uregulowania należności. Jak stwierdza jednak Mariusz Pietuszyński, zarządzający firmą Straetus na terenie Polski: Skuteczna windykacja doprowadza do spłaty oraz zachowuje dbałość o relacje klienta z kontrahentami na przyszłość. Trzeba bowiem mieć na uwadze, że trudno pozyskuje się nowego klienta, ale bardzo łatwo go stracić.

Windykacja musi zatem wyegzekwować należność w sposób jak najbardziej dyplomatyczny, aby nie zniszczyć relacji biznesowej. Może się bowiem okazać, że nieopłacenie faktury wynika z chwilowych trudności, a dalsza współpraca może być nadal możliwa i układać się harmonijnie.

Rodzaj działań windykacyjnych należy zatem dopasować do sytuacji oraz kontrahenta. Standardowa procedura zakłada dwa etapy windykacji:

• polubowną,
• sądową.

Większość ekspertów, z Mariuszem Pietuszyńskim na czele, gorąco zachęca do skupienia się na pierwszej części procesu. Okazuje się bowiem, że przynosi on najbardziej wymierne rezultaty. Droga sądowa bywa niezmiernie długa oraz kosztowna, a skuteczność i ściągalność długów z jej pomocą wynosi tylko 20%.

Windykacja polubowna – jak sprawnie odzyskać pieniądze od dłużnika?

Pierwszym etapem windykacji jest kontakt z klientem za pomocą maili, wiadomości tekstowych i rozmów telefonicznych i spotkań osobistych. Warto od samego początku monitorować sytuację. Jeśli z jakichś powodów nie mamy czasu lub nie czujemy się na siłach do tego typu negocjacji, warto już w tym momencie skorzystać ze wsparcia firm zewnętrznych, wyspecjalizowanych w windykowaniu faktur.

Z czego powinna się składać profesjonalnie przeprowadzona, skuteczna windykacja polubowna? Na starcie należy dokładnie określić źródło problemu – dlaczego pojawiło się opóźnienie w płatności oraz jak można sobie z nim poradzić. Warto oczywiście sprawdzić sytuację dłużnika w KRS, zwrócić uwagę, czy spodziewa się w najbliższym czasie wpłat, które pomogłyby uregulować zaległości.

W większości przypadków, wystarcza rozmowa z kontrahentem oraz określenie warunków spłaty. Pamiętajmy jednak, że podstawą, na której opiera się skuteczna windykacja faktur, jest konsekwencja.

Jeśli pomimo ustalenia konkretnych warunków spłaty zadłużenia, kontrahent nie wywiązuje się z umowy, należy wystawić ostateczne wezwanie do zapłaty.

Windykujmy z głową, w sposób przemyślany oraz poukładany, a znacząco zmniejszymy odsetek przeterminowanych płatności w naszej firmie.

Kiedy opłaca się przejść do windykacji sądowej?

Zdarzają się sytuacje, w których zbyt długie przeciąganie działań polubownych nie dość, że nie przynosi spodziewanych efektów, to na dodatek utrudnia późniejsze postępowanie w sądzie.

Specjaliści na co dzień zajmujący się windykacją zwracają uwagę na kluczową rolę rzetelnego przygotowania się do rozmów polubownych z dłużnikiem. Może się bowiem okazać, że w trakcie rozpoznania sytuacji i wywiadu dowiemy się, że nie jesteśmy jedyną osobą, która dopomina się o swoje należności. Wówczas, najlepiej od razu złożyć sprawę w sądzie, aby zwiększyć szansę na odzyskanie pieniędzy, zanim wyprzedzą nas pozostali wierzyciele.

Działania samodzielne czy windykowanie z pomocą zewnętrznej firmy?

Wielu przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie windykacji polubownej. Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli nie mamy wystarczającej siły przebicia oraz daru przekonywania, dłużnicy będą w stanie przeciągać termin płatności w nieskończoność. W takiej sytuacji, pozorna oszczędność na niezatrudnianiu specjalistów raczej się nie opłaca.

Zewnętrzna firma, która na co dzień zajmuje się odzyskiwaniem należności, ma doświadczenie oraz wie, jakie kroki trzeba podjąć, aby zakończyć windykację szybko i skutecznie. Każde jej działanie jest zaplanowane i konsekwentne.

Dzięki temu, oszczędzamy czas oraz niepotrzebne nerwy, a zapłata za faktury z większym prawdopodobieństwem szybko wpłynie na nasze konto.

Windykujmy z głową, w sposób przemyślany oraz poukładany, a znacząco zmniejszymy odsetek przeterminowanych płatności w naszej firmie.